Algemene voorwaarden

Definities

Opdracht
De overeenkomst van opdracht in de zin van artikel 7:400 e.v. BW, waarbij Univergo diensten levert op het gebied van evenementenveiligheid, crowd management, mobiliteit, advies, coördinatie, planvorming, analyses en evaluaties

Opdrachtgever
De natuurlijke of rechtspersoon die met Univergo een overeenkomst van opdracht sluit.

Diensten
Alle werkzaamheden die Univergo uitvoert, waaronder voorbereiding, advisering, planvorming, coördinatie, operationele ondersteuning, analyses en evaluaties.

Meerwerk
Werkzaamheden die buiten de oorspronkelijke opdracht vallen, maar die door de opdrachtgever worden verzocht, geaccepteerd of redelijkerwijs voorzienbaar zijn.

Schriftelijk
Communicatie via e-mail, WhatsApp, sms of andere digitale middelen, indien ontvangst is vast te stellen.

Partijen
Opdrachtgever en Univergo gezamenlijk.

Toepasselijkheid

Toepassingsbereik
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, werkzaamheden, opdrachten en overeenkomsten waarbij Univergo diensten levert.

Afwijkingen
Afwijkingen zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen.

Nietigheid of vernietiging
Indien een bepaling nietig is of wordt vernietigd, blijven overige bepalingen van kracht. Partijen stellen dan een nieuwe bepaling vast die zoveel mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bepaling.

Zakelijke opdrachtgevers
Deze voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing op zakelijke opdrachtgevers.

Offertes en totstandkoming

Informatieverstrekking
Offertes zijn gebaseerd op juiste en volledige informatie van opdrachtgever.

Geldigheidsduur
Offertes zijn 30 dagen geldig, tenzij anders overeengekomen.

Totstandkoming overeenkomst
De overeenkomst komt tot stand zodra Univergo de ondertekende offerte of opdrachtbevestiging heeft ontvangen.

Tarieven
Tarieven zijn exclusief btw en overige kosten, tenzij anders vermeld.

Digitale communicatie
Digitale communicatie geldt als rechtsgeldig, bindend en toelaatbaar als bewijs.

Mondelinge toezeggingen
Mondelinge afspraken of toezeggingen binden Univergo uitsluitend nadat deze schriftelijk door Univergo zijn bevestigd.

Uitvoering van de opdracht

Professionele uitvoering
Univergo voert werkzaamheden uit naar beste inzicht, deskundigheid en vermogen.

Informatieplicht opdrachtgever
Opdrachtgever verstrekt tijdig alle benodigde informatie, documenten en materialen.

Toegang en middelen
Opdrachtgever verschaft kosteloos toegang tot alle benodigde zones, communicatiekanalen en faciliteiten.

Inschakelen van derden
Univergo kan derden inschakelen voor onderdelen van de opdracht.

Geen verantwoordelijkheid voor uitvoerenden
Univergo is niet verantwoordelijk voor beveiliging, verkeersregelaars, EHBO of andere uitvoerende partijen.

Melding van risico’s
Univergo meldt risico’s en tekortkomingen aan opdrachtgever, die verantwoordelijk is voor opvolging.

Vertraging door opdrachtgever
Indien vertraging ontstaat door opdrachtgever, kan Univergo planning of kosten aanpassen.

Besluitvorming bij incidenten
Univergo mag tijdens incidenten binnen redelijke grenzen zelfstandig maatregelen voorstellen of nemen.

Geen incidentgarantie
Univergo geeft geen garantie op volledige incidentpreventie.

Operationele bekendheid
Opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle operationele uitvoerenden (waaronder beveiliging, verkeersregelaars, EHBO en leveranciers) tijdig worden geïnformeerd over instructies, besluiten, afspraken en maatregelen die voortvloeien uit het werk of advies van Univergo.

Meerwerk

Verzoek of instemming
Meerwerk wordt uitgevoerd na verzoek, instemming of wanneer het redelijkerwijs voortvloeit uit de opdracht.

Herkenbaarheid
Werkzaamheden die opdrachtgever kende of moest kennen als buiten de opdracht vallend, gelden als meerwerk.

Verrekening
Meerwerk wordt gefactureerd volgens overeengekomen of gebruikelijke tarieven.

Veiligheid en staken van werkzaamheden

Onveilige situaties
Indien Univergo een situatie onveilig acht, mag zij werkzaamheden tijdelijk of definitief staken.

Toelichting
Univergo licht dit zo spoedig mogelijk toe aan opdrachtgever.

Betalingsplicht
Betaling blijft verschuldigd voor reeds uitgevoerd werk en kosten.

Vergunningen en wetgeving
Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor naleving van vergunningen en wettelijke verplichtingen.

Vrijwaring bij niet-opvolgen
Opdrachtgever vrijwaart Univergo voor schade doordat adviezen niet worden opgevolgd.

Betalingsvoorwaarden

Private opdrachtgevers
Voor stichtingen, verenigingen, commerciële partijen en evenementenorganisaties geldt dat 50% binnen 14 dagen na ondertekening wordt voldaan. De resterende 50%, inclusief eventuele reiskosten en meerwerk, wordt binnen 14 dagen na afronding van de opdracht gefactureerd.

Publieke opdrachtgevers
Voor gemeenten, veiligheidsregio’s, provincies, ministeries en onderwijsinstellingen geldt dat 100% van de opdrachtsom na afronding wordt gefactureerd, inclusief eventuele reiskosten en meerwerk, met een betalingstermijn van 30 dagen.

Reiskosten
Reiskosten worden in beginsel berekend vanaf Kampen. Indien Univergo gebruikmaakt van derden voor de uitvoering van de opdracht, kunnen reiskosten worden berekend vanaf de standplaats van deze derden. Afwijkende afspraken worden vooraf afgestemd met opdrachtgever.

Verzuim
Bij te late betaling is wettelijke rente verschuldigd.

Incassokosten
Incassokosten worden berekend conform het Besluit buitengerechtelijke incassokosten.

Aansprakelijkheid en klachten

Aansprakelijke tekortkoming
Univergo is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade door toerekenbare tekortkoming.

Uitsluitingen
Univergo is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door:
a. Derden zoals beveiligingspartijen of EHBO-partijen;
b. Besluiten of handelingen van opdrachtgever;
c. Het niet opvolgen van adviezen;
d. Indirecte schade;
e. Fysieke schade of letsel dat is ontstaan tijdens de uitvoering of als gevolg van keuzes van opdrachtgever of derden, voor zover deze schade niet gedekt wordt door de verzekering van opdrachtgever of betrokken derden.

Maximale aansprakelijkheid
Aansprakelijkheid is beperkt tot het factuurbedrag of de laatste zes maanden, en tot het verzekerde bedrag.

Verzekeringen
Univergo beschikt over passende aansprakelijkheidsverzekeringen.

Klachten
Klachten worden binnen 14 dagen na constatering gemeld.

Stilzwijgende aanvaarding
Niet reageren op adviezen geldt als aanvaarding.

Overmacht

Definitie
Overmacht omvat omstandigheden buiten invloed van Univergo, waaronder ziekte, ongevallen, stakingen, technische uitval en extreme weersomstandigheden.

Opschorting of beëindiging
Univergo mag haar verplichtingen opschorten of beëindigen zonder schadeplichtigheid.

Geheimhouding en AI-gebruik

Geheimhouding
Partijen houden vertrouwelijke informatie geheim

AI-Gebruik
Univergo mag AI gebruiken ter ondersteuning, mits vertrouwelijkheid niet wordt geschonden.

Geen persoonsgegevens in AI
Persoonsgegevens worden iet via AI-Systemen verwerkt zonder toestemming.

Verwerking van persoonsgegevens

Rollen
Opdrachtgever is verwerkingsverantwoordelijke; Univergo is verwerker.

Categorieën gegevens
Gegevens kunnen betrekking hebben op contactinformatie, inzetlijsten, meldingen, analyses en evaluaties

Doelbinding
Verwerking vindt uitsluitend plaats voor uitvoering van de opdracht.

Beveiliging
Univergo treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder dataminimalisatie, gebruik van multifactor authenticatie (MFA), versleutelde opslag en beperkte toegang tot persoonsgegevens op basis van het need-to-know principe.

Bewaartermijnen
Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.

Subverwerkers
Inzet van subverwerkers voor opslag en communicatie is toegestaan.

Verantwoordelijkheid opdrachtgever
Opdrachtgever is verantwoordelijk voor rechtmatige aanlevering en informatieplicht.

Intellectueel eigendom

Eigendom
Door Univergo vervaardigde documenten blijven eigendom van Univergo.

Gebruiksrecht
Opdrachtgever krijgt gebruiksrecht voor interne en operationele doeleinden. Hergebruik vereist toestemming.

Toepasselijk recht en geschillen

Rechtskeuze
Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

Overleg
Partijen proberen geschillen eerst onderling op te lossen.

Bevoegde rechter
Geschillen worden voorgelegd aan de Rechtbank Overijssel, locatie Zwolle.